Administrarea blocurilor poate fi realizată fie de o persoană fizică angajată de asociația de proprietari, fie de o firmă specializată, care poate avea în echipă mai mulți administratori atestați, precum și experți-contabili, cenzori, specialiști în resurse umane.
Te întrebi ce să alegi? Persoană fizică angajată sau firmă specializată? Fiecare opțiune vine la pachet cu anumite avantaje și dezavantaje.
Unele asociații de proprietari preferă angajarea unei persoane fizice, pentru că se așteaptă ca acea persoană să se ocupe de tot ceea ce implică administrarea unui bloc –reparații, liste de plată, întocmirea și depunerea registrelor obligatorii etc. De asemenea, unele asociații își doresc o persoană care să poată fi deranjată oricând, în cazul unei defecțiuni inopinate.
Așadar, angajarea unei persoane fizice ca administrator de bloc este o opțiune care vine la pachet cu o serie de avantaje – accesibilitate, intervenții rapide. Din păcate, aceste avantaje au fost umbrite de unele cazuri de abuzuri, falsuri în acte, delapidări, fraude, așa că aveți grijă pe cine angajați.
De asemenea, administratorul de bloc ar trebui să aibă cunoștințe solide de natură legală, financiar-contabilă, pentru ca asociația de proprietari să nu fie pusă în situația de a plăti amenzi sau penalități din cauza nedepunerii unor declarații sau rapoarte.
E important de știut că angajarea unui administrator de bloc pe contract de muncă vine la pachet cu o serie de formalități și costuri suplimentare:
– Angajarea presupune formalități de medicina muncii, SSM și PSI, obligatorii, fără de care contractul de muncă este considerat nul.
– Anterior angajării, administratorul trebuie să prezinte asociației atestatul valabil și cazierul judiciar, altfel nu poate concura pe acest post.
– Medicina muncii și formalitățile de sănătate și securitate în muncă, precum și protecția și stingerea incendiilor sunt operațiuni obligatorii de efectuat cel puțin anual, de firme autorizate, ceea ce pentru asociație implică costuri anuale destul de însemnate.
– Angajarea presupune formalități la ITM și apoi depunerea declarațiilor lunare sau trimestriale la ANAF, formalități pe care trebuie să se asigure că le îndeplinește administratorul (că are competențele și suportul tehnic necesar), altfel vor implica și acestea costuri suplimentare.
– Răspunderea administratorului angajat se va rezuma strict la atribuțiile trecute în fișa postului, acceptată la angajare, iar nerespectarea acestora poate să nu aducă asociației niciun fel de compensație bănească (plus că, de obicei, fișa postului este un element neglijat de asociație).
– Asociația de proprietari trebuie să întocmească zilnic condica de prezență, pontajul lunar și să asigure arhivarea acestora pentru a putea fi prezentate în cazul unui control.
– Asociația de proprietari trebuie să fie în permanență informată despre toate modificările legislative și să le aplice, în termenele legale contractului de muncă, atunci când acestea se impun.
Pe de altă parte, alegerea unei firme pentru administrarea blocului va scuti asociația de proprietari de costurile și formalitățile legate de angajarea și menținerea unei persoane fizice în funcție. Dar, va prezenta dezavantajul că firma nu va avea program zilnic cu asociația și nu va putea interveni rapid atunci când apar situații de urgență.
Un alt avantaj al firmelor specializate în administrarea blocurilor este polița de asigurare profesională, care oferă o garanție asociației, în cazul în care apar litigii între părți.
Firma este responsabilă de furnizarea serviciilor conforme cu prevederile contractului și de punerea personalului corespunzător la dispoziția asociației. În cadrul firmei, sunt angajați mai mulți experți-contabili și administratori de blocuri cu certificare, astfel încât riscul de întrerupere a serviciilor este redus. Dar, în situația în care un administrator-angajat decide să demisioneze, asociația se poate confrunta cu o incapacitate temporară de a-și desfășura activitatea.
Cauți un administrator de bloc pentru asociația ta de proprietari din București sau jud. Ilfov?
Echipa QAZZA BIZZ are o experiență de peste 20 de ani în domeniul financiar-contabil și fiscal, din care 15 ani în domeniul asociațiilor de proprietari. Au colaborat cu succes cu peste 60 de asociații de proprietari din toată țara, cărora le-au oferit o gamă variată de servicii administrative și financiar-contabile.
Echipa QAZZA BIZZ deține toate certificările necesare pentru a oferi servicii de administrare la cele mai înalte standarde: experți contabili membri CECCAR, cu viza la zi; administratori de condominii atestați pe legea 196/2018; personal calificat în domeniul Resurselor Umane; certificat și autorizare din partea Ministerului Muncii cf. O.G. nr. 129/2000.
