Ai apăsat „Trimite”, ai primit indexul de încărcare, iar după cinci minute ai văzut că prețul unitar e greșit. Sau că factura a plecat spre un alt CUI. În vechiul sistem, cu carnetul de facturi pe birou, tăiai documentul cu o linie și scriai „anulat”. În e-Factura butonul acela nu mai există. Orice factură validată de ANAF rămâne în Spațiul Privat Virtual definitiv, iar singura cale de a o neutraliza este stornarea, urmată de o factură nouă. Mai jos ai exact ce trebuie făcut, în funcție de tipul greșelii și de stadiul în care se află documentul.
Primul lucru de verificat: factura a fost validată sau respinsă?
De aici pleacă tot. Cele două situații au proceduri complet diferite, iar oamenii le confundă des.
Factura respinsă. XML-ul a picat la validare, de obicei o eroare de structură, un CUI care nu există sau o cotă de TVA nerecunoscută. Factura nu a ajuns la client și, fiscal vorbind, nu a fost comunicată. Nu ai nevoie de storno. Corectezi XML-ul și îl retrimiți cu același număr de factură. Un detaliu care scapă multora: termenul de cinci zile lucrătoare se calculează de la data emiterii, nu de la prima încercare de transmitere. Așa că nu lăsa o factură respinsă să zacă în lista de erori până săptămâna viitoare, pentru că ceasul deja merge.
Factura validată. Are index de încărcare și semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. Din clipa aceea e considerată comunicată destinatarului și nu se mai modifică, nu se retrage, nu se șterge. ANAF a spus explicit, în sesiunile publice de întrebări și răspunsuri, că singura metodă de corecție este stornarea, fără nicio intervenție asupra facturii inițiale.
Ce este factura storno și cum arată în e-Factura
Storno-ul este o factură cu valori negative. Preia liniile din documentul inițial, integral sau doar partea care trebuie corectată, și le trece pe minus. Rezultatul: factura greșită și storno-ul se anulează reciproc, iar în evidență rămân ambele, cu trasabilitate completă. Nimic nu dispare, dar totalul fiscal devine corect.
Storno-ul se transmite în SPV ca orice altă factură, în același termen de cinci zile lucrătoare. Nu e un document intern pe care îl ții doar în contabilitate. Trebuie să conțină:
- referința explicită la factura inițială, adică numărul și data ei (în XML, câmpurile BT-25 și BT-26);
- datele complete ale furnizorului și clientului, identice cu factura originală;
- valorile negative la nivel de linie, cu o singură excepție – prețul unitar net al articolului (BT-146) rămâne obligatoriu pozitiv, semnul minus fiind purtat de cantitate.
Ultimul punct produce cele mai multe respingeri la validare. Dacă folosești un program de facturare conectat la SPV, el ar trebui să aranjeze automat semnele. Dacă generezi XML-ul manual sau printr-un export din ERP, verifică fix acest câmp înainte să transmiți.
Codurile 380, 381 și 384: pe care îl folosești
Standardul definește trei tipuri de factură relevante pentru corecții, iar diferența dintre ele e cea mai frecventă întrebare din forumurile de contabilitate.
380 (factură). Codul standard. Se folosește și pentru stornare, cu valori negative. Fluxul recomandat de ANAF pentru majoritatea erorilor e cât se poate de simplu: storno cu cod 380 și valori pe minus, apoi factura nouă corectă, tot cu cod 380. În practică, cam nouă din zece corecții se rezolvă exact așa.
381 (notă de creditare). Are sens când creditezi clientul după ce factura inițială a fost emisă corect: un retur parțial de marfă, un discount acordat ulterior, o reducere comercială negociată după emitere. Pe nota de creditare valorile sunt pozitive, natura documentului fiind cea care indică sensul operațiunii.
384 (factură de corecție). Există în standard, dar nu „rescrie” factura inițială, cum cred mulți. Poate fi folosit pentru documentul corect emis după storno, însă provoacă frecvent confuzii și duplicate. Reprezentanții ANAF au recomandat public varianta 380 plus 380 pentru situațiile uzuale, tocmai ca să eviți dublările.
Situații concrete și ce faci în fiecare
Preț, cantitate sau cotă de TVA greșită
Storno integral, apoi o factură nouă cu valorile corecte. Dacă greșeala e pe o singură linie dintr-o factură cu douăzeci de poziții, poți storna doar linia respectivă și refactura corect acel articol. Ambele variante sunt acceptate. Ce contează e ca referința la factura inițială să fie clară pe documentul de corecție.
CUI-ul clientului este greșit
Cazul cel mai delicat. Aici nu poți schimba beneficiarul printr-o corecție și nu poți transforma o factură emisă firmei A într-una emisă firmei B. Procedura este: stornezi integral factura trimisă spre CUI-ul greșit, chiar dacă acel client nu o va accepta – tu trebuie să îți reglezi evidența în SPV – și emiți o factură complet nouă către CUI-ul corect. Practic, e bine să anunți și „clientul greșit” că a primit un document care nu îi aparține și că urmează stornarea lui.
Descriere de produs greșită, fără impact fiscal
Aici e loc de nuanță. Dacă eroarea nu atinge baza de impozitare, TVA-ul sau părțile implicate – ai scris „servicii consultanță” în loc de „consultanță IT” – unele softuri și unii contabili acceptă o factură de corecție care clarifică descrierea, fără storno. Varianta prudentă rămâne tot storno plus refacturare, pentru că e universal acceptată la orice control. Regula practică: în clipa în care se schimbă un CUI, o sumă sau o cotă de TVA, treci obligatoriu pe storno.
Retur parțial sau discount acordat după emitere
Nu stornezi toată factura. Emiți o notă de creditare doar pentru partea returnată sau pentru valoarea reducerii, iar factura inițială rămâne valabilă pe rest. Dacă un client returnează 30 din 100 de bucăți, creditul acoperă exact cele 30, restul de 70 rămân facturate normal.
Ai emis un storno greșit
Se întâmplă. Soluția nu e să îl ștergi, pentru că nici storno-ul nu se șterge odată validat. Emiți un storno al storno-ului, care readuce efectul la zero, apoi emiți documentele corecte. Sună complicat pe hârtie, dar programele moderne de facturare gestionează lanțul automat.
Când NU ai voie să stornezi
O confuzie costisitoare: neîncasarea unei facturi nu este motiv de stornare. Dacă un client nu te plătește, factura rămâne validă, iar TVA-ul colectat rămâne datorat statului. Recuperarea creanței trece prin cu totul alt drum – somație, instanță, iar în cazuri extreme prin procedurile de insolvență – nu prin butonul de storno. La fel, o factură perfect corectă nu se stornează doar pentru că relația comercială s-a răcit între timp.
Termene și amenzi: de ce contează viteza
Din 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere în e-Factura este de cinci zile lucrătoare de la data emiterii, nu cinci zile calendaristice ca înainte. Weekendurile și sărbătorile legale nu se mai numără, deci ai puțin spațiu de respirație în plus. Prima zi din cele cinci este ziua imediat următoare emiterii. Același termen se aplică și storno-ului: e o factură fiscală, cu aceleași obligații ca oricare alta.
Nerespectarea termenului este contravenție și se sancționează în funcție de mărimea contribuabilului. La nivelul lui 2026, grila arată așa:
- contribuabili mari: între 5.000 și 10.000 lei;
- contribuabili mijlocii: între 2.500 și 5.000 lei;
- ceilalți, inclusiv PFA și persoane fizice: între 1.000 și 2.500 lei.
Peste asta, în relația B2B mai există o sancțiune separată, mult mai usturătoare: 15% din valoarea totală a facturii, aplicabilă atât emitentului care nu transmite prin sistem, cât și destinatarului care înregistrează în contabilitate o factură primită pe alt canal, pe e-mail de exemplu. Amenzile se aplică per factură, nu o singură dată, așa că la un volum mare de documente neconforme sumele se adună repede. Un aspect important pentru cazurile de corecție: dacă factura îți e respinsă la prima transmitere, nu iei amendă pentru asta, pentru că încă nu se consideră transmisă. Rămâne însă obligația de a o corecta și retrimite în termen.
Fluxul corect, pas cu pas
Ca să nu te pierzi între coduri și situații, ține minte succesiunea de bază pentru o factură validată greșit:
- identifici factura în SPV și notezi numărul, data și indexul de încărcare ANAF – indexul e referința unică pe care o vei folosi în stornare;
- emiți storno cu cod 380, valori negative, referință clară la factura inițială;
- transmiți storno-ul în e-Factura și aștepți validarea;
- emiți factura nouă, corectă, tot cu cod 380;
- o transmiți și pe aceasta în sistem;
- arhivezi tot lanțul – factura inițială, storno-ul, factura corectă, plus confirmările de status – pe termenul de prescripție.
Ideal este să faci corecția în aceeași lună fiscală, ca să nu îți afecteze decontul de TVA sau impozitul. Legea permite corectarea oricând descoperi eroarea, cu condiția ca ambele operațiuni, stornarea și re-emiterea, să fie declarate corect. Dar cu cât treci mai repede la treabă, cu atât ai mai puține bătăi de cap la sfârșit de lună.
Cea mai bună corecție e cea pe care nu o faci
Sună a clișeu, dar în e-Factura chiar așa stau lucrurile. Fiecare storno înseamnă trei documente în SPV în loc de unul, plus atenție la termen, plus riscul de a greși chiar corecția. Un program de facturare integrat cu SPV, care validează datele înainte de transmitere și urmărește singur termenele, elimină cea mai mare parte a erorilor manuale de dinainte să ajungă în sistem. Merită investiția, mai ales dacă emiți zeci sau sute de facturi pe lună. Pentru antreprenorii care vor să înțeleagă mai bine cum funcționează obligațiile fiscale digitale, resurse utile găsești pe publicații de business dedicate mediului de afaceri, iar pentru analize și actualizări legislative recente poți urmări și știri economice pentru firme.
Greșeala pe o factură nu e o tragedie și nici motiv de panică. E o sarcină administrativă care, tratată metodic și la timp, se rezolvă în câteva minute. Important e să știi de la început în ce situație te afli și să nu improvizezi direct în XML.
